基幹業務システムなどの業務システムでは取引先に受け渡す帳票を出力する機能があるのは一般的で、請求書や発注書、納期回答書や売上などの管理帳票などが考えられます。

システムを運用していく中で、業務量の増大などがきっかけで、帳票をプリントアウトして送付している業務を見直し、何らかの手段で自動送信したいとの要件が発生することも多いと思われます。

郵送で対応していたものをFAXやメールに切り替えて封入作業を減らす、ペーパーレス化する、郵送コストを削りたいといったことや、手作業で1件ずつFAX送信する作業を効率化したい、個別に1件ずつメールを作成して送信するなどの作業を効率化したいということも考えられます。

また、人手だとどうしても発生する可能性を撲滅できず、かつ致命的なトラブルに発展しやすい「誤送信」のリスクを極小化したいということも考えられます。

そのようなニーズが発生した際、既存のシステムに後付けで簡単にアドオンできるものがあると良いと思われますし、いくつかのシステムから出力される帳票をまとめて対応したい、ということもあるでしょう。

このような際には、帳票の自動FAX／メールに適した独立したシステムを導入するのが近道と思われます。

自動送信に必要なものは「帳票」そのもののデータ（PDFなど）と、「送信情報」（宛先の会社名や担当者名、FAX番号やメールアドレス）だけです。これらが既存のシステムにあるのであれば、自動送信の仕組みを簡単に導入できる可能性は高いといえます。

ニューテックのパッケージ商品には「「瞬送FaxPro」」という帳票のFAX／メール自動送信に特化したシステムがありますので、こちらの仕組みを例にしてご紹介します。

既存システムと自動送信システムのやり取りは「インターフェース」を使用します。具体的には特定のコンピュータにおける１つのフォルダを使用します。

インターフェース上に「帳票」と「送信情報」を置くだけで、自動送信システムが後の仕事をやってくれる。
ということになります。

注意点としては、インターフェースで２つの違うシステムで情報をやり取りする際は、インターフェースの「約束事」を守る必要があるという点です。帳票のファイル種類やファイル名、送信情報の情報の構造など、インターフェースに置く情報は受取側のシステム（自動送信システム）のルールどおりに行う必要があります。

対応方法としては、既存システムに手を加えて、ルールどおりの情報が所定の場所に置かれるようなプログラムを追加開発するか、既存システムの機能で出力される情報を変換するプログラムを間に置いて仲介役を果たしてもらうツールを開発することが必要となります。ただ、ルールは至って単純ですので、小規模な開発で可能なケースがほとんどと思われます。

最後に、ニューテックの帳票FAX／メール自動送信システム「瞬送FaxPro」のメリットをPRしておきます。
・大掛かりなサーバーや新たな回線を必要とせず、既存のインターネット回線があれば導入が可能です。
・FAX送信においては日本全国一律の料金で送ることができます。
・NTTコミュニケーションズ社の大規模かつ信頼性の高いインフラを使用しているので、送信料が多くなっても同時に送信が可能ですので、待ちの発生がありません。
・FAXが送信できなかった場合はエラー通知がメールで来ますので、都度到着確認を電話等で行う負担を軽減できます。
・送信実績を管理ツールで閲覧できます。過去の送信記録や帳票の内容を管理ツールから確認可能です。
・インターネットFAXを使用していますが、インターネット通信部分に暗号化通信(S/MIME)を採用しておりますので、セキュリティ面も安心です。

詳細は、弊社サイト内の「「帳票のFAX／メール自動送信システム　瞬送FaxPro」」のページをご覧ください。