自動メール・FAX送信モジュール

他システムと連携してメールやFAXを自動送信する仕組みです。
例えば、ご利用されている販売管理システム(別システム)において、請求書や発注書を自動的にお取引先にFAXあるいはメールしたい、という機能のアドオンを検討される際などにご活用いただくことが可能です。

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目次

 

システムの概要

  1. 送信の対象となるデータを別システムにより作成します。(当システムの範囲外)
     FAXの場合は送信する資料(PDFファイル)と送信先情報が、メールの場合はメールを送信するためのデータ(アドレス、会社名、氏名など)や添付ファイルが作成され、あるフォルダに格納されるような想定です。
  2. 「メール・FAX送信モジュール」が定期的に動作し、指定されたフォルダにあるFAX、メールデータを参照して送信先に自動的に送信を行います。
  3. バックアップ先に取得したデータを送信します。この際に、対象データを1ファイルずつ暗号化することが可能です。また、遠隔地にデータの送信する場合は通信も暗号化してセキュリティに配慮します。
  4. 送信手続きが終わったら、FAX・メールのデータを「送信済」領域に移動させるのと同時に、送信ログを作成します。

システムの特徴

シンプルなインターフェース

他システムとの連携のための要件はメール・FAX送信の対象となるデータが特定のフォルダに格納されることと、送信情報を所定の形式で伝達することだけですので、非常にシンプルなインターフェースです。他システムにメール・FAXの自動送信機能をアドオンするような場合に有効です。

活用例1

業務用のソフトウエアにおける、帳票の自動送信機能に適しています。販売管理システムにおける請求書や発注書を、得意先や仕入先に自動送信するようなケースが想定されます。

活用例2

数の送信先にメールを同報する「同報メールシステム」としての利用にも適しています。会員管理システムなどにおいて、各会員にある情報を一斉配信するような場合、会員管理システム側で出力された送信先や名前などのデータを利用して一斉送信が可能です。
なお、メールの本文に個別に名前や送信先ごとの情報を差し込む「差し込み機能」も備わっておりますので、より効率的なメール送信が可能です。

送信ログの管理

送信済みデータに送信日時を付与してログ領域にデータを保存する機能がありますので、過去に送信されたデータを事後的に調査することが可能ですので、IT統制管理上の履歴管理にも有効です。

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