販売管理システムにおける「やり取り履歴」機能について

ニューテックが提供する販売管理システムの機能の中で好評いただいている機能の１つに

「やり取り履歴」というものがあります。今回はこちらの機能についてご紹介いたします。

会社の販売活動の中では、受注が成立するまでに顧客と何度か「やり取り」が発生することがよくあります。

例えば、インターネットショッピングのサイトを運営している会社の例で考えてみます。

1.(顧客)　インターネットで商品の注文を行った

2.(会社)　受注の内容を確認したが、納期が間に合わないので電話で納期調整を行った

3.(顧客)　提示された納期を受諾した

4.(会社)　確認のため、注文の内容を新しい納期に変更してメールを送った

このように、受注に関して重要な情報のやり取りが行われて、当初の受注と最終的に確定した受注の内容は変わることがあります。商品の在庫が無く、商品自体を変えたり、数量を変えたりすることもありますし、

顧客から特別な要望を受けたりすることもあります。

そのような際に、受注管理の「やり取り履歴」という機能が活躍します。「やり取り履歴」機能では、

「いつ」「誰が」「誰と」「どのような手段で」「何をした」というような情報を時系列に保有します。

例えば、上記のインターネット通販の受注の例だと、以下のような記録をシステムに登録します。

※上記の例では上から時系列に記載していますが、やり取りが多くなると新しい情報を上から順に記録する方が良いこともあります。

受注に関するやり取りを記録しておくことは、顧客サービスレベルを向上させる上で大変重要ですし、社内業務の効率化にもつながります。例えば、受注を受けた後でトラブルが発生したような場合においても、

「いつ、誰に連絡して確認した」などとハッキリ回答することができます。

また、担当者が不在で別の担当者が受注に関する照会を受けたような場合でも、やり取りに記載されていれば「担当の〇〇が確かにご依頼をお受けしているようです」などと記録をもとに回答ができますし、１つの受注について担当者が不定でいろいろな人が関わるような場合の履歴の引き継ぎにも役立ちます。

業務上も、いちいち履歴を別ファイルなどで記録しておいたものを参照するような手間が省けますし、

やり取り履歴を個人的なメモなどに依存しなくて済むようになります。

販売管理システムにおいては、「受注」と「発注」に以上の機能が応用できます。発注の場合は仕入先とのやり取りを記録する仕組みになります。

「やり取り履歴」機能を発展させてさらに高機能にしていくことも考えられます。

例えば、顧客へ自動送信したメールの情報をやり取り履歴に記録しておいたり、重要なタスク（TODO）に

フラグを付けてTODOを管理するなど、いろいろな可能性があり、カスタマイズ対応が可能です。

また、今回の例は「受注」や「仕入」ごとに関する履歴でしたが、「顧客」に対する履歴の保持ということも考えられます。ある顧客との間で、どのようなことがあった（どのような商品を購入した、どのような要望があったなど）を記録して閲覧できると顧客との過去の関係をたどることができて大変便利です。